Использование:Руководство по быстрому старту

В статье описывается типовая последовательность шагов по внедрению модуля Free Dean's Office - свободного программного продукта, предназначенного для управления учебным процессом и сопутствующим документооборотом.

Дополнительные материалы:

• Установка
• Пример конфигурации НИИЧаВо

Подготовка к использованию

Free Dean's Office является модулем типа «блок» для Moodle, поэтому устанавливается поверх установленной СДО Moodle (подробнее см. раздел "Установка").

После установки модуля необходимо выполнить установку плагинов в интерфейсе самого Free Dean's Office, выбрав пункт "Установить все" в разделе "Администрирование".

Назначение глобальных полномочий в системе moodle

Moodle содержит встроенную систему управления полномочиями, по подразделениям. Через систему Moodle можно задать самые общие привилегии, которые будут действовать во-всём деканате.

Чтобы назначить пользователю права из Moodle, необходимо назначить ему роль, обладающую соответствующими полномочиями в контексте главной страници Moodle:

• Право использовать Электронный деканат - «block/dof:view». Без него пользователю не виден блок Электронного деканата и он не может воспользоваться ни одной его страницей. Других прав данное полномочие не дает. Чтобы разрешить использование Free Dean's Office всем пользователям Moodle, необходимо включить данное полномочие в роль "Авторизованный пользователь". Чтобы разрешить доступ неавторизованным пользователям, необходимо включить его в роль "Гость".
• Управление учебным процессом, контингентом, учителями в модуле Free Dean's Office - «block/dof:manager». Это право - максимум, что должно назначаться пользователям, не занимающимся техническим обслуживанием системы.
• Право редактирования данных без использования проверок и в обход бизнес-процессов. Назначайте это право только пользователю, который в совершенстве знает структуру базы данных Free Dean's Offie и которому полностью доверяете, так как полномочие позволяет привести базу данных в нерабочее состояние - «block/dof:datamanage»
• Право технической настройки Free Dean's Office (установка-удаление-обновление плагинов и т.п.) - «block/dof:admin»

Наделение полномочиями пользователей Moodle осуществляется назначением этим пользователям ролей, предусматривающих данные полномочия, в контексте главной страницы. Чтобы разрешить всем пользователям Moodle использовать Free Dean's Office с правами обычного пользователя, можно разрешить полномочие «block/dof:view» для роли «Авторизованный пользователь».

Более подробно, о встроенной системе управления полномочиями смотрите в разделе "Управление доступом".

Первоначальный ввод данных

Перед использованием Free Dean's Office его необходимо настроить на работу с данным учебным заведением, введя следующую информацию:

Структура организации

Почти все объекты в Free Dean's Office можно закрепить за каким-либо структурным подразделением, что означает принадлежность данного объекта подразделению. По умолчанию создается одно подразделение "Company", которое можно переименовать в название учебного заведения. Если необходимо разделить объекты по сферам ответственности (например, учащихся дневного и вечернего отделения или дисциплины по кафедрам), Free Dean's Office позволяет создать необходимое количество структурных подразделений и закрепить за ними эти объекты.

Все полномочия внутри модуля Free Dean's Office назначаются в каком-то подразделении и действуют на все дочерние подразделения. Если пользователь не имеет назначения должности в данном подразделении или одном из вышестоящих, он не сможет получить доступ к объектам, расположенным в подразделении.

Учебные программы

Условно учебной программой считается одна единица однотипной образовательной услуги, оказываемой учащемуся, например, обучение по одной специальности или курс повышения квалификации. Программа может состоять как из единственной дисциплины, так и из десятков дисциплин, обязательных и по выбору, распределенных по нескольким параллелям (семестрам). Каждое учебное подразделение может реализовывать одну или несколько учебных программ.

Учебные дисциплины

После создания программы нужно заполнить ее учебными дисциплинами. При создании дисциплины необходимо указать шкалу итогового оценивания в виде набора оценок, через запятую, от худшей к лучшей (слева направо). Обязательные дисциплины подразумевают автоматическую подписку на них всех учащихся данной программы, а на дисциплины по выбору запись производится вручную.

Дисциплины распределяются по параллелям, и их изучение не может длиться дольше, чем длится учебный период, соответствующий данной параллели. Если дисциплина не привязана ни к одной параллели, то ее можно изучить в любом семестре. В составе учебной программы такие дисциплины отображаются в самом низу, под заголовком "доступны в любом периоде".

Сотрудники

Основная статья: Сотрудники

Процесс занесения в систему информации о сотрудниках можно разделить на 5 этапов:

• Создание персоны в деканате (если сотрудник уже зарегистрирован в системе moodle - то этот шаг можно пропустить). На этом этапе
• Создание должностей - на этом этапе указываются все должности которые существуют в подразделении. Например: Средняя школа - учитель математики, учитель физики.
• Создание вакансий - На этом этапе указывается, сколько часов для какой должности можно назначить. Например: учитель математики - 36 часов, учитель физики - 18 часов.
• Создание договоров с сотрудниками - С каждым сотрудником необходимо в системе заключить договор, в рамках которого будет осуществляться вся его деятельность в организации. При создании договора сотруднику присваивается уникальный табельный номер, указывается ставка, по которой он будет работать, подразделение в котором он будет работать и количество часов в неделю, которое он готов взять. С одним сотрудником можно заключить несколько договоров.
• Назначение сотрудников на должности - после того как с сотрудником заключен договор - необходимо назначить его на одну из имеющихся в системе должностей. При этом указывается в рамках какого договора какая должность занимается, подразделение, в котором сотрудник будет работать, табельный номер и количество часов в неделю.

Подробную информацию о том как происходит управление сотрудниками можно посмотреть в статье Сотрудники

Управление доступом

Основная статья: Управление доступом

Помимо полномочий moodle в Free Dean's Office существует собственная система управления полномочиями, которая позволяет более гибко управлять распределением доступа. Она состоит из трех частей:

• Список полномочий - просто хранит информацию о том какие полномочия существуют в системе
• Доверенности и мандаты (или роли) - здесь хранится список доверенностей на совершение действий в системе. Например стандартная доверенность - это "завуч" или "администратор"
• Выданные полномочия - определяет, какая доверенность какие права дает.

Сразу же после установки в системе создаются несколько стандартных доверенностей (или ролей, по аналогии с Moodle).

• Администратор (root) - Обладает полномочиями на совершение любых действий
• Учитель (teacher) - доступ к преподаванию и просмотру учебных материалов, просмотру информации об успеваемости учеников
• Управляющий (manager) - Управление служебными данными и процессом обучения: например изменение персональной информации учеников, регистрация новых учеников, и т. д. В школе это, как правило, завуч.
• Ученик (student) -доступ к просмотру информации о своем обучении (зачетная книжка или дневник, расписание).
• Методист (methodist) - доступ к управлению учебным процессом (например изменение состава учебной программы)
• Законный представитель ученика (parent) - право на просмотр информации об успеваемости ученика.

Каждому сотруднику нужно назначить соответствующие полномочия, чтобы он мог иметь доступ ко всем необходимым функциям. Инструкции по тому, как именно это сделать находятся в разделе Управление доступом.

Работа с контингентом

Следующим этапом внедрения является ввод информации о контингенте слушателей.

• Академические группы. Группы учащихся, синхронно проходящие учебную программу.
• Договоры на обучение. Могут быть как условными, то есть отражать суть взаимоотношений с учащимся, обучаемым бесплатно и без заключения договора, так и реальными. Включают в себя информацию об учащемся, заказчике обучение (родитель, законный представитель, представитель организации, сам учащийся) и кураторе — сотруднике, внесшем договор в систему. Жизненный цикл договора подразумевает:
  • Создание одной или нескольких подписок на учебные программы, изучаемые в рамках данного договора. Подписка может быть групповой (тогда необходимо указать академическую группу) или индивидуальной (тогда для каждого учащегося по всем предметам будут создаваться отдельные учебные процессы).
  • Перевод договора в статус "оказание услуг". При этом в Moodle автоматически создаются соответствующие пользователи, о чем им уходит уведомление по электронной почте. Это позволяет перевести подписки на учебные программы в статус «идет обучение».
  • Перевод подписок на учебные программы в статус «идет обучение». Только при этом статусе учащийся может проходить обучение по дисциплинам в учебных процессах.
  • Перевод договора в статус «расторгнут». Завершает все подписки и переводит договор в архив.

Организация учебного процесса

Когда информация об учебных программах и контингенте учащихся внесена, можно приступать к организации учебного процесса. Добавить учебную программу или дисциплину, а также включить учащегося можно на любом этапе, но тогда его подписки на дисциплины придется вручную проверить и, при необходимости, добавлять.

Учебный период является одним «тактом» обучения, за который должны быть пройдены дисциплины, предусмотренные соответствующей параллелью учебной программы. Одновременно может протекать несколько учебных периодов, если ученики учатся не синхронно (например, при разных сроках начала и окончания семестра на дневном и вечернем отделениях). Статус учебного периода управляет изменением статусами относящихся к нему учебных процессов и подписок на дисциплины.

Учебные процессы отражают процесс изучения дисциплины одним или несколькими учащимися с заданным преподавателем, в заданном периоде. Можно создать вручную или использовать функцию автоматического создания для академической группы (создаются процессы по всем дисциплинам параллели в выбранном периоде).

Подписки на дисциплины создаются при добавлении учащегося в учебный процесс. Они создаются автоматически, если к учебному процессу присоединяется академическая группа. Либо можно создать их вручную, например для индивидуального обучения, обучения по подгруппам.

Начало обучения происходит после перевода периода в статус "идет учебный процесс". При этом все учебные процессы и все подписки на дисциплины будут переведены в статус "идет обучение".

Последовательность действий по организации учебного процесса:

• Создать учебный период.
• Создать учебные процессы для академических групп или индивидуальных подписок в периоде. Для этого можно сперва использовать автоматические инструменты для создания учебных процессов (из списка академических групп можно запустить создание учебных процессов для текущей дисциплин из параллели академической группы с привязкой академической группы к ним, а из состава программы можно создать набор пустых учебных процессов, если планируется добавлять слушателей или группы вручную), а затем добавить недостающие процессы и связи с ними вручную. Если лекция читается на поток, то можно добавить другие академические группы в тот уже учебный процесс с типом связи "полная связь", а если группа разбивается на подгруппы, тип связи с процессом по этому предмету меняется на "необязательный курс" и создается еще один учебный процесс по этой же дисциплине, связанный с этой же академической группой, тоже с "необязательной" связью, далее добавить подписки учеников на данную дисциплину в данном процессе вручную.
• Проверить, что для каждого учебного процесса указан правильный преподаватель, иначе он не сможет зайти в журнал.
• Перевести учебный период в статус "идет учебный процесс".

Работа преподавателя

Преподавателем в системе считается персона, назначенная преподавателем в один из учебных процессов. Чтобы иметь доступ к системе, он должен быть наделен полномочием «block/dof:view», но может быть наделен и другими полномочиями, чтобы получить доступ к другим функциям системы.

При входе на главную страницу модуля «Журнал» преподаватель видит список своих учебных процессов. Если он имеет полномочие «block/dof:viewgeneral», он может видеть список всех учебных процессов.

Кликнув по своему учебному процессу, преподаватель видит журнал, содержащий список проведенных занятий с их темами, отметки о присутствии и выставленные оценки, отсортированные по дате.

Как и в обычном журнале, преподаватель может создать урок, указав его дату и тему. Тему можно выбрать из тематического планирования.

С помощью инструмента «итоговая ведомость», преподаватель может выставить итоговые отметки учащимся своего учебного процесса. Если выставляется положительная отметка, считается, что учащийся успешно сдал дисциплину. Оценки, полученные после сохранения ведомости или завершения учебного процесса, считаются пересдачами, при этом предыдущая попытка автоматически помечается как неуспешная. Все ведомости и история изменения оценок сохраняются и могут быть просмотрены.

Интерфейс учащегося

Учащимся считается персона, фигурирующая в качестве учащегося в договоре на обучение. Если учащийся наделен полномочием «block/dof:view», то он имеет доступ к интерфейсу учащегося, позволяющему ему просматривать информацию о своих договорах, подписках на учебные программы, учебной программе с указанием предстоящих и пройденных дисциплин, итоговых оценок. Там же он может получить информацию о своих текущих учебных процессах, преподавателях, посещаемости занятий и текущих оценках.

Рассмотренная схема позволяет получить представление о принципах работы Free Dean's Office и может быть адаптирована к различным видам образовательного процесса: внешкольное образование, общее среднее образование, высшее образование, курсы повышения квалификации и др.